Atziņas pēc BEA laboratorijas PirGroup

31.08.2016


18.augusta pēcpusdienā notika BEA laboratorija uzņēmumā PirGroup, kas specializējas imigrācijas un relokācijas pakalpojumu sniegšanā 17 dažādās valstīs. Tieši no Rīgas biroja tiek koordinēts pakalpojumu nodrošināšanas process visās PirGroup pārstāvētajās valstīs.

BEA laboratorijā piedalījās PirGroup vadītāja Ligita Tetere un pakalpojumu koordinatore Evita Liniņa, kā arī 3 BEA eksperti: Tele2 Shared Service centra Procesu vadītāja Inga Tanaino-Mitenberga, 4Finance Lean eksperte Dace Undīne Rubene, kā arī laboratorijas vadītājs Primekss Group finanšu un procesu direktors Sandis Babris.

Laboratorijas galvenais mērķis bija dalīties pieredzē un atrast jaunus risinājumus, kā samazināt laika zudumus, koordinējot dažādās valstīs izkaisīto aģentu darbu, un kā panākt, lai dažādu valstu aģenti ar atšķirīgu kultūru un mentalitāti pieņem un ievēro praksē PirGroup vai klienta definētos standartus un instrukcijas.

Eksperti dalījās savā pieredzē, sadarbojoties ar dažādu valstu kolēģiem vai partneriem, un secināja, ka, lai sadarbība būtu veiksmīga, ir jārēķinās ar "nacionālajām īpatnībām" un jāveido atšķirīga komunikācija un pieeja, taču pats būtiskākais - tiešais kontakts klātienē - ir būtisks ikvienā valstī.

Pasākuma turpinājumā eksperti kopīgi ar PirGroup pārstāvēm analizēja vairākas reālas problēmas (situāciju analīzes), ar ko saskaras ikdienā Ligita un Evita, izmantojot 5 Kāpēc metodi, atrodot problēmu patiesos cēloņus, un tad izstrādājot ieteikumus to novēršanai.

Piemēram, analizējot konkrētu problēmu par darba atļaujas kārtošanu Polijā, tika secināts, ka problēmas patiesais cēlonis ir fakts, ka lielās relokācijas menedžmenta kompānijas, kas dod darba uzdevumu PirGroup, pat nenojauš, ka katrā Polijas reģionā ir atšķirīgas imigrācijas likuma interpretācijas, tādēļ, lai nerastos problēmas ar darba atļaujām nākotnē, ir nepieciešams savus partnerus/klientus izglītot, palīdzēt tiem pilnveidot savas procedūras un kontrolsarakstus, lai pareizā informācija līdz PirGroup atnāktu ar pirmo reizi. Tāpat būtu arī lietderīgi kopīgi ar relokācijas menedžmenta kompānijām veidot darba grupas, lai uzzīmēt procesu no sākuma līdz beigām, kas tad būtu pamats, uz kā ne tikai optimizēt procesu, bet arī uzlabot klienta pieredzi.
Šķetinot citas situāciju analīzes, tika konstatēts, ka atsevišķos gadījumos problēmu patiesais cēlonis ir nevis "nacionālās īpatnības", bet gan konkrētā aģenta personība, attieksme, motivācija un kompetence. Eksperti ieteica pilnveidot aģentu atlases procesu, lai jau sākumā tiktu atlasīti piemēroti pakalpojuma sniedzēji, kā arī pilnveidot apmācību procesu. Tomēr situācijās, kur klientu vairākums, piemēram, ir eiropieši, bet aģenta mentalitāte konkrētā valstī ir tik krasi atšķirīga no tās, pie kādas ir pieraduši klienti, varētu apsvērt arī ne-vietējās nacionalitātes aģenta pieņemšanu darbā, kurš attiecīgajā valstī jau ir iedzīvojies, taču šāda risinājuma pamatošani ir nepieciešams izanalizēt klientu portfeli katrā no 17 valstīm.

Kā atzīst Ligita, BEA laboratorija bija ļoti noderīga, lai paskatītos uz esošajām un aktuālajām problēmām no malas ar ekspertu acīm un kompetenci. Esot darba procesā, ir grūti novērtēt un izanalizēt patiesos cēloņus un rast risinājumu, pieņemt lēmumu, kas ir “neērts”, kamēr saproti, ka tas ir vienīgais un pareizais. Laboratorijas laikā gūtas atziņas un padomi, kas noteikti atvieglos PirGroup administrācijas dzīvi, protams, tam nepieciešams laiks un resursi.

 


« Atpakaļ