Paula Stradiņa Klīniskās universitātes slimnīcas LEAN stāsts aizsācies pirms nepilniem diviem gadiem, kad slimnīcas komandai pievienojās kolēģi ar vēlmi mainīt ierasto slimnīcas darba kultūru. Jau mērķtiecīgāki efektivitātes soļi sperti 2016.gada pavasarī, kad vizītē slimnīcā ieradās Biznesa efektivitātes asociācijas (BEA) ekspertu komanda uz Neatliekamās medicīnas centra LEAN laboratoriju, kuras laikā tika meklētas idejas, ko varētu uzlabot neatliekamās palīdzības sniegšanas procesā. Gada otrajā pusē tika organizētas LEAN mācības vidējā līmeņa vadītājiem, kurās tika iegūtas zināšanas par 5S metodi, kārtību un zudumiem.

‘’Mēs esam pašā ceļa sākumā. Šobrīd mums galvenais ir saprast, kas ir zudumi, kā tie rodas un kā tos novērst. Šobrīd fokuss ir ne tik daudz uz konkrētām efektivitātes metodēm, cik uz sapratni, ko mēs savā ikdienas darbā varētu nedarīt vai gluži otrādi - darīt savādāk, lai kļūtu labāki attiecībā pret pacientiem un paši pret sevi,’’ atzīst Paula Stradiņa Klīniskās universitātes slimnīcas valdes locekle Arta Biruma.

Pēc uzlabojumiem Neatliekamās medicīnas centrā un BEA ekspertu ieteikumiem visiem vadītājiem slimnīcā pēc brīvprātības principa tika piedāvātas jau divas konkrētas apmācību programmas: „Darba uzdevumu mērķu definēšana un darba izpildes novērtēšana” un „LEAN (saimnieciskas, efektīvas) vadības principi”. Kopš šīm apmācībām darbinieki ir sākuši skatīties uz ierastajām lietām citādi. Mācību noslēgumā vadītājiem bija iespēja pieteikties projektiem, kurus izstrādāja, izmantojot LEAN metodes. Atsaucība bija tik liela, ka no 63 mācību dalībniekiem piedalīties projektos pieteicās 36, kas vērtējama kā ļoti laba zīme darbinieku gatavībai pārmaiņām un vēlmei tās īstenot pašu spēkiem. ‘’Mēs ticam tam, ka arī liels valsts uzņēmums var strādāt efektīvi. Panākumu atslēga slēpjas pašos cilvēkos, viņu spējā un vēlmē ieraudzīt plašās iespējas padarīt savu ikdienas darbu daudz efektīvāku, tīkamāku, un vienlaikus daudz kvalitatīvāku priekš pacientiem,’’ uzskata Arta Biruma. Galvenie projekti, kuru ietvaros patlaban slimnīcā tiek meklēti zudumi:

• Saimniecības pieteikumu sistēmas uzlabošana;
• Operāciju bloka darba plānošana;
• Pacientu plūsmas plānošana onkoloģisko slimību ātrai diagnostikai un terapijas uzsākšanai jeb tā dēvētā ‘’zaļā koridora’’ efektīva nodrošināšana;
• Darba procesa uzlabošana 14. nodaļā. Ar vizualizācijas tāfeles palīdzību tiek labāk saprasts, kurā vietā atrodas kurš pacients. Līdz šim nebija vienmērīgas pacientu sadales uz slodzēm. Šobrīd var redzēt, cik daudz pacientu kādās palātās ir konkrētam ārstam, kā arī ierobežojumus, piemēram, infekcijas gadījumā, kur nedrīkst izvietot vairākus pacientus. Šis process  ir uzskatāmi  vizualizēts.
• Pacientu plūsmas uzlabošana Neatliekamās medicīnas centrā;
• Medikamentu skapja sakārtošana 4. nodaļā;
• Pacientu medicīniskās dokumentācijas plūsmas uzlabošana, tai skaitā papīra un elektronisko veidlapu izvērtēšana ar mērķi mazināt dublējošas darbības.

Kā stāsta Arta Biruma, darbinieki šajos projektos labprātīgi iesaistījušies paši - lielākoties vidējā līmeņa vadītāji, bet to varēja darīt arī jebkurš cits interesents, kas to vēlējās. Reizi mēnesī katra atsevišķā projekta komanda nāk un atskaitās, cik tālu viņi ir tikuši. Tiek izvērtēts, kādi resursi un atbalsts ir vajadzīgs. ‘’Reizēm pat sanāk tāds kā interešu konflikts – tiek jautāts: kas tad ir lielāka prioritāte – savs obligātais ikdienas darbs vai brīvprātīgais komandu darbs,’’ darbinieku interesi par efektivitāti pozitīvi raksturo Arta Biruma. Protams, ne jau visi vienādi degot par šo lietu, kāds varbūt arī aiz inerces ir pieteicies, tomēr esot liels gandarījums, ka katram projektam izveidojies kodols, kas ar prieku un entuziasmu nodevies tik nepieciešamiem uzlabojumiem.

Šobrīd viens no veiksmīgākajiem līdz šim uzsāktajiem projektiem ir pacientu medicīniskās dokumentācijas plūsmas uzlabošana jeb datu uzskaites formu elektronizēšana. Izanalizējot veidlapas un katru sīkāko darbību ar tām, tika konstatēti vairāki zudumi. Pēc būtības visi dati ir informācijas sistēmā Ārsta birojs, un darbinieki vairākās struktūrvienībās dara papildu darbu, kad ar roku pārraksta datus papīra veidlapās, kas ir elektroniski jau ievadīti. “Sapratām, ka esam vēsturiski izveidojuši kontroles procesu, no kura mēs tagad varam atteikties. Uzreiz iegūstam ļoti daudz dažādu resursu, kurus mēs lietderīgāk varam izmantot,” vērtē Arta Biruma. Šobrīd jāizskata biznesa procesi – kas un kā, kas jāņem vērā, no kā varētu atteikties, kas būtu milzīgs ietaupītā laika resurss gan ārstiem, gan māsām, gan citās struktūrvienībās strādājošajiem. Papildus tā būtu arī papīra ekonomija.

Vēl viena jaunā iniciatīva ir t.s. ‘’zaļā koridora’’ ieviešana un pilnveidošana. Tās būtība ir spēt izmeklēt nosūtītos pacientus ar aizdomām, ka pacientam ir vēzis, desmit dienu laikā, bet pēc tam mēneša laikā piedāvāt jau konkrētus ārstniecības risinājums. ‘’Mūsu cilvēki jau ir padomājuši, ko valstiski vajadzētu mainīt, lai process būtu vienkāršāks un ātrāks pacientam. Šobrīd noteikumi paredz, ka pacientam pēc diagnostiska izmeklējuma, ar aizdomām par onkoloģisku saslimšanu atkārtoti jādodas pie ģimenes ārsta, lai saņemtu nosūtījumu uz speciālista konsultāciju. Tas ievērojami pagarina pacienta “ceļu līdz diagnozei”. LEAN projekta ietvaros, mūsu darbinieki grib ierosināt veikt izmaiņas normatīvajos aktos, kas ļautu diagnostikas speciālistiem pašiem nosūtīt pacientu uz speciālista konsultāciju. Jau šobrīd slimnīcā LEAN projekta darbības laikā ir izstrādāta kārtība, kā pēc iespējas operatīvāk veikt pacientu apriti. Šādi slimnīca uzņemas atbildību par katru pacientu visa primārās onkoloģiskās diagnostikas procesa laikā.

Tuvākajā laikā tiek plānots strādāt ar kanban metodi attiecībā uz zāļu apriti slimnīcā. Tas būšot prioritārs projekts ar atsevišķu darba grupu. Slimnīcas izmaksu struktūrā medikamenti veido vienu no lielākajām sadaļām, un projekta mērķis būs izveidot tādu sistēmu, lai zāļu pasūtīšana, norakstīšana un krājumu kontrole būtu ērta gan darbiniekiem, gan efektīva slimnīcai. Projektu slimnīca realizēs pati, taču tiks meklēts konsultants no malas. Tam tiks rīkots atsevišķs iepirkums, lai varētu nodrošināt mācības un konsultācijas komandai, un sniegtu metodoloģisko atbalstu projekta ieviešanas laikā.