Diezgan bieži mēs veicam darbu, kas ir daļa no lielāka procesa. Šāda situācija ir tipiska servisa organizācijām, bet tikpat arī attiecas uz ražošanu. Veikt darbu, kas ir daļa no lielāka procesa, ir normāla situācija mūsdienās, kas nav ne slikti, ne arī kaut kas īpašs, jo bieži notiek specializācija noteiktā darbā, lai panāktu labāku rezultātu (kvalitātē, ātrumā un izmaksās). Tomēr labi vai slikti izveidots process ar daudziem dalībniekiem var ietekmēt kopējā procesa sniegumu: ātrumu, kvalitāti un izmaksas. Vai Tev ir bijuši (šādi) jautājumi: Kas tieši tiek darīts iepriekšējā solī pirms manis? Kāpēc es saņemu informāciju/produktu šādā kārtībā? Kas sagatavo atskaiti, ko es saņemu, un kāpēc tā tiek nosūtīta dažādos laikos? Kas ir nepieciešams nākamajam dalībniekam mūsu kopējā procesā? Kas notiks, ja es sākšu veikt darbu savādāk, un vai tas kādu ietekmēs? Šie ir tikai daži no iespējamiem jautājumiem, kas atspoguļo, cik svarīgi ir, lai būtu skaidrība par procesu visiem iesaistītiem. Ja nav  vienādoti nosacījumi starp procesa soļiem, tas ir cēlonis liekām darbībām, ne skaidrībām un arī potenciāli klientu neapmierinātībai.

Lai iesaistītie saprastu procesu no sākuma līdz beigām un redzētu kopējos nosacījumus veiksmīga procesa darbināšanai, ir pieejams rīks ‘SIPOC’ .  SIPOC ir Supplier (Piegādātājs); Input (Piegāde/Ievade); Process (Process); Output (Rezultāts); Customer (Klients). SIPOC rīks tiek izmantots Six Sigma metodoloģijā (kas ir līdzīgas Lean  procesu uzlabošanas metodoloģijai). Šis rīks ir vērtīgs ne tikai, lai saprastu esošo procesu un iesaistītās puses un nosacījumus kopumā, bet arī, lai saprastu nepieciešamos uzlabojumus. SIPOC ir ‘lielās bildes’ iegūšanas rīks, ko ir nepieciešams izmatot pirms dažāda veida detalizētām procesa (piem. Flochart, Swimlane) un plūsmas vērtību radīšanas shēmām (piem. Value stream map), ko izveido, lai izprastu procesu līdz pēdējam sīkumam. Vairāk informācijas var redzēt bildē:

SIPOC rīka ilustratīvs zīmējums

SIPOC rīks ir vērtīgs, ja nav skaidrs:

-          Kas ir informācijas/produkta piegādātājs katrā no soļiem;

-          Kāda precīzi informācija/produkts ir nepieciešami konkrētā solī?

-          Kādi ir iesaistītie klienti vai rezultātu saņēmēji?

-          Kāds rezultāts katrā procesa solī iesaistītajam (klientam) nepieciešams, lai paveiktu savu darbu?

-          Vai piegādātais rezultāts/produkts pilnībā apmierina procesā iesaistītās puses?

Šis rīks arī dod iespēju jaunajiem darbiniekiem parādīt kopējo situāciju un ļauj saprast, kur procesā darbinieka darbs atrodas un kā tas ietekmē citus.

SIPOC rīku aizpildīt ir vienkārši, bet ir nepieciešams, lai piedalās visi procesā iesaistītie dalībnieki, jo tikai tā būs iespējams nodefinēt procesa soļus, specifikāciju un rezultātu vis precīzāk.  Pirmais, ir nepieciešams nodefinēt procesu no sākuma līdz beigām. Tad katram procesa solim nodefinē rezultātu un klientu, kas saņem  katra soļa servisu/produktu. Pēc tam noteikt katra soļa veikšanai piegādāto informāciju/produktu un kurš to piegādā. Svarīgi, ka piegādāto produktu un rezultātu ir nepieciešams aprakstīt precīzi, pamatojoties uz kvalitātes un ātruma kritērijiem. Aprakstot procesu, izmantojot SIPOC, bieži var identificēt problēmas zonas un atrast nepieciešamos uzlabojumus, lai padarītu procesu labāku klientam. 

SIPOC  forma